¿Dónde y cómo se legalizan los documentos?
Es por este motivo, que no queda más remedio que una vez emitidos, proceder a un complejo sistema de legalización, documento a documento, con el fin de obtener su autenticidad y validez. Es conveniente informarse bien desde el principio de qué requisitos son los necesarios para cada uno de los documentos con el fin de que una vez el expediente en el país elegido, no tener que retrasar la fase de asignación del menor porque uno de los documentos no haya llegado de forma adecuada (sobre todo para aquellas personas que decidan realizar la adopción por Protocolo Público ya que en caso de tramitarla por medio de una ECAI, esta se encarga de la legalización de la mayor parte del dossier).
La traducción jurada de la documentación, para países de habla no
española, debe realizarse antes de que el expediente sea remitido a
En todos los casos y sea cual sea el documento, de su traducción jurada y su correspondiente autenticación consular se encargan directamente los solicitantes.
Con ciertos países, siendo China el caso paradigmático, la traducción es posible realizarla como último paso en el país de destino, aportando un justificante de pago en concepto de tal traducción, antes de enviar el expediente.
1.- La legalización diplomática seguida de la autenticación
consular y el procedimiento de Apostilla. Este último procedimiento
se aplica si el país de destino ha ratificado el Convenio de
2.- Legalización diplomática y autenticación consular.
La legalización diplomática del documento en cuestión consiste en un circuito de sucesivas firmas de puño y letra de autoridades, certificando o “legalizando” la firma precedente, hasta culminar en el Ministerio de Asuntos Exteriores de España. Esta legalización se realiza siempre sobre los documentos originales, excepto si se trata del D.N.I., pasaporte o libro de familia, la cual se realiza sobre la copia notarial de los mismos. Este tipo de trámite es gratuito, excepto cuando se requiere la intervención de un Notario para la legalización de un documento concreto.
Una vez terminado el ciclo de legalización en el Ministerio de
Asuntos Exteriores de España deben posteriormente autenticarse en
Algunos de los documentos más habituales se legalizan del siguiente modo:
a) Documentos Judiciales.
Se aplica a documentos judiciales (autos, providencias, sentencias, diligencias de todo tipo de actuaciones judiciales y testimonios que de las mismas extiendan los Secretarios Judiciales) y a documentos que se refieren al estado civil (certificado de nacimiento, certificado de matrimonio, certificado de divorcio, defunción, fe de vida y estado, etc.).
La documentación ha de legalizarse sucesivamente en los siguientes organismos:
• Presidencia del Tribunal Superior de
Justicia de
• Ministerio de Justicia.
• Ministerio de Asuntos Exteriores
• Autenticación en la representación Diplomática/Consular, acreditada en España, del país en que ha de surtir efecto el documento.
Pongamos por caso:
1. Certificado de Nacimiento y Certificado de Matrimonio.
1.1. Se obtiene en el Registro Civil de Madrid.
1.2. Se Legaliza el Tribunal Superior de Justicia de Madrid o el Ministerio de Asuntos Exteriores.
1.3. Realiza
b) Documentos Notariales:
Se aplica a las escrituras públicas, las actas notariales, documentos privados, y en general a todo documento que autorice un Notario, bien sea original, en copia o testimonio, y a legitimaciones y legalizaciones de firma realizadas por los notarios. Serefiere a documentos tales como cartas de recomendación, poder para representante, declaraciones del tutor, declaraciones de salud, certificados de empresas privadas, autónomos, certificado de ingresos, detalle de propiedades, Informe del Hogar, Libro de Familia o Certificado de no Homosexualidad requerido en algún país, entre otros.)
La documentación ha de legalizarse sucesivamente en los siguientes organismos:
• Notario
• Colegio Notarial correspondiente.
• Ministerio de Justicia o Ministerio de Asuntos Exteriores.
• Ministerio de Asuntos Exteriores
• Autenticación en la representación Diplomática/Consular, acreditada en España, del país en que ha de surtir efecto el documento.
Pongamos por caso:
1. Declaración de Salud y Cartas de Honorabilidad y Pasaportes.
1.1. Firman el solicitante (en el caso de las cartas de honorabilidad tienen que ir firmadas por las personas que las escriben y lo han de hacer ante Notario)
1.2. Legaliza el Notario.
1.3. Legaliza el Decanato del Colegio Notarial
1.4. Legaliza
1.5. Realiza
2. Certificado de Empleo (Empresa Privada)
2.1. Se obtiene del empresario.
2.2. Legitima el Notario.
2.3. Legaliza el Decanato del Colegio Notarial.
2.4. Legaliza
2.5. Legaliza el Registro General de Legalizaciones del Ministerio de Justicia.
2.6. Legaliza el Ministerio de Asuntos Exteriores.
2.7. Realiza
c) Documentos de Estudios
Se regula su legalización por normativa específica (Orden del Ministerio de Educación y Cultura de 16 de abril de 1990.BOE núm. 94, de 19 de abril)
d) Documentos de
Para poder legalizar las firmas en documentos procedentes de
Pongamos por caso:
1. Certificado de Antecedentes Penales.
1.1. El certificado de antecedentes penales requerido para
1.2. Se Legaliza en el Registro General de Legalizaciones del Ministerio de Justicia y en el Ministerio de Asuntos Exteriores.
1.4. Realiza
2. Declaración de Hacienda (Declaración Anual de I.R.P.F.).
2.1. Firma el Delegado de
2.2. Legaliza el Jefe de Sección de Régimen Interior de
2.3. Legaliza el Ministerio de Asuntos Exteriores.
2.4. Realiza
3. Certificado de Empleo (Empresa Pública en General)
3.1. Firma el Director de Gestión del Sector y Visto Bueno del Director Gerente del Sector (Servicio de Personal).
3.2. Legaliza la firma el Director General del Sector.
3.3. Legaliza el Ministerio de Asuntos Exteriores.
3.4. Realiza
4. Certificado de
4.1. Se obtiene en
4.2. Legaliza la firma Ministerio de Asuntos Exteriores.
4.3. Realiza
e) Documentos de las Entidades Locales
En el caso de documentos de las Entidades Locales (empadronamiento
o certificado de empresa para funcionarios de
• La que se describió para documentos judiciales.
• La que se describió para documentos notariales o privados.
• Acudir a
Pongamos por caso:
1. Certificado de Empleo (Funcionarios de
1.1. Se obtiene en el Servicio de Personal de
1.2. Legaliza el Notario.
1.3. Legaliza el Decanato del Colegio Notarial.
1.4. Legaliza
1.5. Legaliza el Registro General de Legalizaciones del Ministerio de Justicia.
1.6. Legaliza el Ministerio de Asuntos Exteriores.
1.7. Realiza
2. Certificado de Empadronamiento (Vía Ministerio Administraciones Públicas).
2.1. Se obtiene en
2.2. Legaliza
2.3. Legaliza el Ministerio de Asuntos Exteriores.
2.4. Realiza
g) Certificaciones procedentes de registradores de la propiedad y mercantiles, certificaciones de profesionales colegiados y otros documentos:
Para legalizar certificaciones procedentes de los Registradores de
Pongamos por caso:
1. Certificado Médico o Certificado de Esterilidad
1.1. Se obtiene del médico de referencia.
1.2. Legaliza el Colegio de Médicos
1.3. Legaliza el Consejo General de Colegios de Médicos de España
1.4. Legaliza el Ministerio de Asuntos Exteriores.
1.5. Realiza
2. Registro de
2.1. Se obtiene del Registro de
2.2. Legaliza el Decano del Colegio de Registradores de
Mercantiles de España
2.3. Legaliza
2.4. Legaliza el Registro General de Legalizaciones del Ministerio de Justicia
2.5. Legaliza el Ministerio de Asuntos Exteriores.
2.6. Realiza
3. Certificados Bancarios
3.1. Se obtiene en
3.2. Legaliza
3.3. Legaliza
3.4. Legaliza el Jefe de Cuentas del Banco de España.
3.5. Legaliza el Ministerio de Asuntos Exteriores.
3.6. Realiza
3.- Apostilla de Documentos
A través de la denominada Apostilla de
El trámite de legalización única -denominada apostilla- consiste en
colocar sobre el propio documento público una apostilla o anotación que certificará la autenticidad de los
documentos públicos expedidos en otro país. Los países firmantes del XII
Convenio de
Los países con procedimiento de apostilla son: Alemania, Andorra, Antigua y Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Bahamas, Barbados, Bélgica, Belice, Bielorrusia, Bosnia, Herzegovina, Botswana, Brunei, Darussalam, Bulgaria, Chipre, Colombia, Croacia, El Salvador, Eslovaquia, Eslovenia, España, Estados Unidos de América, Estonia, Federación de Rusia, Fidji, Finlandia, Francia, Grecia, Hungría, Irlanda, Isla Marshall, Isla Mauricio, Israel, Italia, Japón, Kazajstán, Lesotho, Letonia, Liberia, Liechtenstein, Luxemburgo, Macedonia, Antigua República Yugoslava, Malawi, Malta, México, Namibia, Niue, Noruega, Países Bajos, Panamá, Portugal, Reino Unido de Gran Bretaña e Irlanda del Norte, Rumanía, San Cristóbal y Nieves, San Marino, Seychelles, Sudáfrica, Suiza, Surinam, Swazilandia, Tonga, Turquía, Ucrania y Venezuela.
Documentos a los que se aplica: documentos públicos.